第一章 总 则
第一条 目的
为适应信息化建设需要，各二级学院、机关部处在开展公务活动中运用照相机、摄像机、移动电话等多媒体电子技术而形成的照片及音像资料，根据《中华人民共和国档案法》及有关政策法规，结合实际情况，特制订本管理办法。
第二条 适用范围
本管理办法适用于党委宣传部、各机关部处及各二级学院新闻宣传工作人员在履行公务、开展新闻报道活动中形成的照片、音像资料归档及其档案管理。
第三条 归档范围及要求
照片、音像资料的归档范围包括党委宣传部、各机关部处及各二级学院新闻宣传工作人员在其主要职能活动中产生的、对学校具有使用价值的，及其相关的支持软件和数据等。要求内容真实、完整、有效、具有价值。具体归档范围：
1.党委宣传部、各机关部处及二级学院在进行关于学校的新闻报道、人物专访、专题策划等新闻报道活动时产生的原始照片及音像资料；
2.反映我校的重大事件及特殊情况的照片及音像资料原始素材；
第四条 归档时间
党委宣传部、各机关部处及二级学院在媒体报道任务完成或告一段落时，将应归档的照片、音像资料交给党委宣传部资料管理负责人。所有新闻出品的收集、整理工作于报道完成的十个工作日内完成。
第五条 任何人不得私自将学校图片、音像资料以任何形式进行转让或交易。
第二章 使用说明
第六条 照片、音像资料的存贮格式
用照相机等设备获得的静态图像文件，其通用文件格式为JPEG、TIFF。用摄像机等视频设备获得的动态影像文件，其通用格式为MPEG、AVI。用数字音频设备获得的音频文件，其通用文件格式为WAV、MP3。用多媒体技术制作的多媒体文件，其通用文件格式为MPEG、AVI。文件名称统一由“时间+事件”组成。例如：20180315学校工作部署大会。
第七条 照片、音像资料的说明
照片、音像资料和资料说明一同整理和存放。文件说明包括事由、时间、地点、人物、摄影者等要素。
1.事由：照片影像所反映事件，事件的情由
2.时间：事情发生和拍摄时间
3.地点：所在的具体地点
4.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份
5.摄影者：影像文件的拍摄单位/摄影者
第八条 为保证资料的完整、真实和有效利用，从其制作形成到归档管理的过程，均应按严格制度规范登记、明确职责、责任到人，保证资料从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于受控状态。
第九条 资料在归档前应由各承办（制作）部门负责人按照规定存贮格式进行整理，制作（承办）部门负责人负有对光盘、磁盘、磁带、移动硬盘等介质载体进行病毒检查和清除，并做好产生的时间、主要内容等标记的责任。
第十条 未经党委宣传部的许可，任何人不得擅自修改照片、影像资料存放网络IP地址、协议。
第十一条 校内单位如需拷贝音像资料素材，应提供需拷贝的素材清单，提交《广州城市理工学院校内单位拷贝照片、音像资料申请表》（见附件），经由党委宣传部审批后，在党委宣传部资料管理负责人处办理相关手续。
第三章 监督管理
第十二条 所有相关照片、音像资料需一式三份，拍摄者、各机关部处或二级学院资料保管负责人及党委宣传部资料管理负责人各保存一份。
第十三条 照片、音像资料要放在相关指定目录，便于修改，查找方便。照片、音像资料全部由资料管理负责人存贮于指定光盘、磁盘、磁带、移动硬盘等介质载体。
第十四条 党委宣传部下属学生传媒中心、各机关部处及二级学院制作（承办）负责人应定期主动向资料管理负责人移交照片及音像资料。负责人和资料管理负责人在移交过程中应检查并确认归档音像资料的真实性与完整性，做到移交及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。
第十五条 党委宣传部定期对资料库内的图片、音像内容进行更新整理等工作。
第十六条 党委宣传部有权对使用单位或使用者提出停用照片、音像资料等相关要求。
第四章 附 则
第十七条 广州城市理工学院全体师生须遵守本办法的各项规章制度和决定。对任何违反本办法和各项规章制度的行为，都要予以追究。
第十八条 严厉禁止任何部门、个人使用照片、音像等传媒媒介做有损学校利益、形象、声誉或破坏学校发展的事情。如有违反，必追究相应责任。
第十九条 本管理办法由党委宣传部负责解释，自印发之日起实施。
